Ich habe KI genutzt, um meine Woche zu planen - und sie hat tatsächlich Zeit gespart.
Das Jahr 2026 hat offiziell begonnen - und wenn Sie bisher KI in Ihrem Arbeitsalltag gemieden haben, ist es ehrlich gesagt an der Zeit, damit aufzuhören. Je weniger Sie KI nutzen, desto schneller werden Sie abgehängt. Das wurde mir klar, als OpenAI im Jahr 2022 ChatGPT der Öffentlichkeit vorstellte; seither suche ich nach neuen Möglichkeiten, KI in meinen Alltag zu integrieren.
Ob das bedeutet, Werkzeuge wie Googles NotebookLM an ihre Grenzen zu bringen oder auf traditionelle Browser zu verzichten zugunsten solcher mit den besten KI-Funktionen - wenn etwas mir auch nur ein paar Minuten pro Tag sparen kann, bin ich dabei. Deswegen habe ich beschlossen, KI zu nutzen, um meine Woche zu planen, und zu testen, ob sie die komplizierte Realität meines Zeitplans besser bewältigen kann als ich selbst. Und tatsächlich: Von nun an werde ich vermutlich ausschließlich KI nutzen, um meine Wochen zu planen.
Moment mal, warum plant man überhaupt eine ganze Woche mit KI?
Es klingt verrückt, ich weiß.
Die meisten Menschen planen ihre Woche, indem sie alle zu erledigenden Aufgaben in ein Notizbuch, einen digitalen Planer oder eine To-Do-Listen-App eintragen - in der Hoffnung, dass nichts vergessen wird. Die „kleineren“ Aufgaben werden dabei oft nicht aufgeschrieben, weil man glaubt, sich an sie alle erinnern zu können (bis Freitag kommt und plötzlich all die Nachfolge-E-Mails sowie die kleinen Erledigungen, an die man sich angeblich erinnern wollte, völlig aus dem Gedächtnis verschwinden).
Für alle, die Zeitblocking bevorzugen: Der Prozess bedeutet in der Regel, die eigene Freizeit manuell zu analysieren und jede Stunde im Kalender zu blockieren - wobei man Konflikte berücksichtigen, Anpassungen vornehmen muss und kaum Spielraum für Flexibilität bleibt. Ich selbst war schon immer ein Anhänger des Zeitblockings. Mein Kalender ist bis ins kleinste Detail geplant; an meinen geschäftigsten Tagen muss ich sogar Zeit zum Schlafen blockieren.
Genau hier kommt die KI ins Spiel. Anstatt Stunden damit zu verbringen, den perfekten Zeitplan zu erstellen, um alles zu schaffen, ohne auszubrennen - indem man den Kalender manuell blockiert und den Zeitplan ständig anpasst - gibt es mittlerweile spezialisierte KI-Tools, die all das übernehmen können.
Ein KI-Tool, das ich bereits seit seinen Anfängen nutze, ist Reclaim AI - ein mit KI ausgestattetes Tool zur Kalenderplanung, das im August 2024 von Dropbox übernommen wurde. Doch seit ich es benutze, verwende ich es zusätzlich zu meiner üblichen manuellen Planung. Für eine Woche jedoch beschloss ich, die KI vollständig die Führung übernehmen zu lassen und meinen Zeitplan von Anfang bis Ende von ihr erstellen zu lassen.
Wie ich Reclaim nutzte, um meine Woche zu planen
Es ist viel einfacher, als Sie denken.
Die Funktionsweise von Reclaim ist ziemlich einfach - Sie geben eine Aufgabe ein, die Zeit, die Sie laut Ihrer Einschätzung für die Erledigung benötigen, sowie das Fälligkeitsdatum. Außerdem können Sie weitere Informationen hinzufügen, wie die Priorität der Aufgabe und ob sie in Ihre Arbeits- oder Privatzeit eingeplant werden soll.
Falls gewünscht, können Sie die Aufgaben auf mehrere Sitzungen verteilen oder sie alle auf einmal erledigen. Dann beginnt das „Wunder“. Reclaim verbindet sich mit Ihrem Google-Kalender oder Microsoft Outlook, analysiert Ihre bestehenden Termine und findet automatisch die besten Zeitfenster, um alle Ihre Aufgaben einzuplanen. Anstatt einfach zufällige Aufgaben in freie Zeitslots einzutragen, nutzt Reclaim KI, um intelligent zu entscheiden, wo eine Aufgabe basierend auf Priorität, Fälligkeitsdatum und Ihrem aktuellen Zeitplan platziert werden sollte.
Normalerweise mache ich Folgendes: Ich füge alle Aufgaben, die ich erledigen muss, am Sonntag in Reclaim ein - auch die kleinen Aufgaben wie E-Mails versenden oder schnell einkaufen gehen. Reclaim erstellt anschließend für jede Aufgabe einen Termin und platziert diese automatisch in die optimalen Zeitfenster innerhalb der Woche - wobei auch Pausen sowie unerwartete Änderungen berücksichtigt werden. Seltsamerweise passe ich die Zeitfenster anschließend meist noch manuell in meinem Kalender an meine Vorlieben an.
In der Praxis machte das Reclaim im Grunde nur dazu nützlich, die ersten Zeitblöcke für mich zu erstellen - etwas, womit ich oft gezögert habe. Ansonsten war es nutzlos, da ich anschließend vieles von der Arbeit der KI manuell rückgängig machte: Ich passte jeden Zeitblock an, verschiebte Aufgaben und verwandelte den „automatisierten“ Zeitplan im Grunde wieder in einen manuell erstellten.
Und Mann, ich hatte keine Ahnung, was ich mir dadurch entgehen ließ. Diese Woche habe ich ganz darauf verzichtet, selbst Aufgaben hinzuzufügen, und ließ Reclaim den gesamten Prozess übernehmen - von der Erstellung der Zeitblöcke bis hin zur Platzierung aller Aufgaben in die optimalen Zeitslots, ohne dass ich auch nur eine einzige Aufgabe selbst bearbeiten musste. Das Ergebnis? Alle Aufgaben auf meiner To-Do-Liste wurden vorzeitig erledigt.
Zum Beispiel war etwas, das ich bereits im Kalender zeitlich festgelegt hatte, die „XYZ-Abschlussprüfung“. Dabei handelte es sich um ein Event, das ich direkt in der Google Calendar-App erstellt hatte - und nicht um eine Aufgabe in Reclaim. Eine der Aufgaben, die ich in Reclaim hinzugefügt habe, war die Vorbereitung auf die Abschlussprüfung; das Fälligkeitsdatum für diese Aufgabe habe ich zwei Stunden vor der Prüfung festgelegt.
Reclaim berücksichtigte gekonnt alle Termine, die ich in den Tagen zuvor hatte, sowie meine bestehenden Verpflichtungen (einschließlich anderer Abschlussprüfungen). Die Vorbereitungen wurden so geplant, dass ich genügend Zeit zum Lernen hatte - ohne Überschneidungen mit anderen Verpflichtungen. Das Beste daran: Keine meiner anderen bald anstehenden Aufgaben hatte Probleme, in meinen Zeitplan zu passen. Reclaim balancierte alles nahtlos aus, sodass nichts bis zum letzten Moment verschoben werden musste.
Eine der klügsten Funktionen von Reclaim ist, wie es Ihre Termine tatsächlich blockiert. Wenn es etwas plant, kann es den Termin im Google-Kalender als „frei“ markieren. So ist Ihre Zeit zwar reserviert, bleibt aber flexibel, falls etwas Unerwartetes dazwischenkommt. Wenn sich die Fälligkeitsdaten der Aufgaben nähern oder wenn Ihr Kalender voller wird, setzt Reclaim diese Termine im Google-Kalender auf „besetzt“, um Zeit für Ihre Prioritäten zu schaffen.
Falls Sie die manuelle Steuerung bevorzugen, können Sie eine Aufgabe zu einem anderen Zeitpunkt in Ihrem Kalender verschieben. Dabei wird das Ereignis mit einem „gesperrten“-Emoji markiert. Dadurch gilt die Aufgabe als belegt - Reclaim wird sie danach nicht mehr verschieben, es sei denn, Sie entsperren sie oder legen sie über den Planer neu fest. Auf diese Weise erhalten Sie das Beste aus beiden Welten: eine von KI gesteuerte Terminplanung, die sich selbstständig anpasst - und dennoch behalten Sie die volle Kontrolle, wenn Sie sie brauchen.
Das oben Genannte ist nur ein Beispiel! Selbst wenn etwas Dringendes auftrat und ich eine einzelne Aufgabe verschieben musste, passte Reclaim meinen gesamten Zeitplan innerhalb weniger Minuten so an, dass alle Prioritäten und Fristen weiterhin perfekt übereinstimmten.
Ich wünschte, ich hätte das früher getan.
Gegen Ende der Woche hatte ich tatsächlich auch Zeit für mich - was ehrlich gesagt ein seltenes Gefühl ist, da mein Kalender normalerweise von morgens bis abends voller Termine ist. Also: Die Nutzung von KI zur Planung meines Kalenders war definitiv die richtige Entscheidung.