Zwei neue Excel-Funktionen ersetzten jede Pivot-Tabelle, die ich früher erstellt habe.

Jahrelang waren Pivot-Tabellen meine erste Wahl für fast alle Aufgaben zur Datenzusammenfassung in Excel. Im Laufe der Zeit wurde ich ziemlich gut darin - was die Feldlisten, die Einstellungen der Werte und das gesamte Prozedere angeht. Doch irgendwie fühlte es sich nie wie der richtige Weg an, die Daten zu verarbeiten. Dann entdeckte ich eine neue Excel-Funktion - und hörte auf, Pivot-Tabellen zu erstellen.

Microsoft hat heimlich zwei neue Funktionen in Excel eingeführt: GROUBBY und PIVOTBY. Diese beiden Funktionen erledigen alles, wofür ich bisher Pivot-Tabellen verwendet habe - und zwar in einer einzigen Formel, die wie jede andere Formel in eine Zelle eingegeben wird.

Pivot-Tabellen sind leistungsstark - aber auch unhandlich.

Der Aufwand, Zusammenfassungen manuell zu erstellen, zu aktualisieren und zu pflegen

Pivot-Tabellen haben einen entscheidenden Nachteil, der mich schon immer gestört hat: Sie aktualisieren sich nicht von selbst - und je komplexer die Arbeit wird, desto schlimmer wird das Problem. Man kann zwar eine schöne Zusammenfassung erstellen und sie mit jemandem teilen, doch sobald die Quelldaten aktualisiert werden, liefert die Pivot-Tabelle falsche Ergebnisse - es sei denn, jemand erinnert sich daran, die Tabelle manuell zu aktualisieren (was aber meist nicht geschieht). In einer dynamischen Tabelle, in der die Quelldaten ständig aktualisiert werden, stellt das ein großes Hindernis dar - wodurch Pivot-Tabellen praktisch nutzlos werden.

Das andere Problem ist, dass Pivot-Tabellen außerhalb der Logik Ihrer Formeln existieren. Man kann sie nicht einfach in andere Funktionen einfügen, sie an eine FILTER- oder SORT-Funktion anhängen oder als dynamische Datenquelle für ein Diagramm verwenden, das ebenfalls auf berechneten Daten basiert. Sie sind zwar leistungsfähig, doch ihre Isolierung macht sie deutlich weniger nützlich.

GROUPBY und PIVOTBY beheben beide Probleme. Und jetzt, da Excel endlich Regex versteht, kann es auch die Daten bereinigen, die man zuvor manuell korrigieren musste.

GROUPBY wirkt wie eine Pivot-Tabelle in einer Formel.

Dynamische Zusammenfassungen erstellen, ohne das Arbeitsblatt zu verlassen

Stellen Sie sich GROUPBY als Pivot-Tabelle vor, die innerhalb einer Formel existiert. In seiner einfachsten Form benötigt es drei Elemente: die Spalte, nach der gruppiert werden soll, die Spalte, deren Werte aggregiert werden sollen, sowie die Funktion, die verwendet werden soll. Das ist alles.

Angenommen, Sie haben ein Verkaufsdatenset und möchten den Gesamtumsatz nach Produktkategorien ermitteln - dann geben Sie etwas wie =GROUPBY(C2:C500, E2:E500, SUM) ein und drücken die Enter-Taste. Excel erstellt automatisch eine vollständige Zusammenfassungstabelle in Ihrem Blatt: In einer Spalte stehen die Kategorienamen, in der nächsten die Gesamtsummen. Die Tabelle aktualisiert sich außerdem sofort, sobald sich etwas in den Quelldaten ändert. Sie müssen sie also nicht jedes Mal manuell aktualisieren.

Was es noch nützlicher macht: Man ist nicht auf eine einzige Formel beschränkt. Man kann AVERAGE, COUNT, MIN, MAX, MEDIAN oder sogar Textaggregationsfunktionen verwenden, um Tabellen zu erstellen, die alle möglichen Daten anzeigen. Textaggregationsfunktionen ermöglichen es, Textwerte aus mehreren Zeilen zu einem einzigen, zusammengefassten Wert zu kombinieren - etwas, was Pivottabellen überhaupt nicht können.

Sie können die Ausgabe auch direkt innerhalb der Funktion sortieren, festlegen, welche Zeilen berücksichtigt werden sollen, sowie steuern, ob Gesamtsummen angezeigt werden. All diese Aufgaben erfordern bei der Arbeit mit Pivot-Tabellen zusätzliche Schritte oder Hilfsspalten - doch bei GROUPBY sind sie einfach als Argumente anzugeben.

PIVOTBY geht einen Schritt weiter

Erstellen von Kreuztabellenberichten unter Verwendung von Formeln statt separater Objekte

GROUPBY liefert Ihnen eine eindimensionale Zusammenfassung. Sie erhalten Kategorien in den Zeilen sowie aggregierte Werte daneben. Für zwei Dimensionen - beispielsweise wenn Sie den Umsatz nach Produkt und Monat sehen müssen - benötigen Sie hingegen PIVOTBY.

PIVOTBY funktioniert genau wie GROUPBY, fügt jedoch eine zweite Gruppierungsachse hinzu. Man gibt ihm ein Zeilenfeld, ein Spaltenfeld, einen Wertebereich sowie eine Aggregationsfunktion an - daraufhin erstellt es die vollständige Kreuztabelle. Betrachten wir ein Beispiel:

=PIVOTBY(C2:C500, A2:A500, E2:E500, SUM)

Diese Formel erzeugt eine Matrix, in der die Produktkategorien auf der linken Seite und die Jahre (oder Monate, Regionen oder beliebige andere Achsen) oben stehen; an den Rändern befinden sich die Gesamtsummen.

Was dieses Tool im Vergleich zu einer herkömmlichen Pivot-Tabelle wirklich besonders macht, ist, dass das Ergebnis ein dynamisches Array ist. Sie können dieses Array in andere Funktionen einbinden, es als Datenquelle für Diagramme verwenden oder einzelne Zellen daraus mit der sogenannten „Spill-Notation“ referenzieren. Ihr Diagramm aktualisiert sich, sobald sich die Daten ändern - ebenso aktualisieren sich alle nachgeschalteten Formeln. Alles bleibt dabei automatisch synchronisiert.

Du ersetzt nicht alles.

Die Funktionen und die Flexibilität herkömmlicher Pivot-Tabellen sind nach wie vor überlegen.

So einfach GROUPBY und PIVOTBY in der Anwendung auch sind, sie sind in jeder Situation keine perfekten Ersatz für Pivot-Tabellen. Wenn Sie Slicer, Zeitachsen oder die Möglichkeit benötigen, auf eine Zelle zu doppelklicken, um zu den zugrundeliegenden Zeilen zu gelangen, sollten Sie weiterhin die herkömmlichen Pivot-Tabellen verwenden. Pivot-Tabellen beherrschen außerdem das automatische Gruppieren von Daten - beispielsweise das Aufteilen eines Datums in Jahr, Quartal und Monat per Rechtsklick - was diese Funktionen von GROUPBY und PIVOTBY nicht von Haus aus können. In diesem Fall müssen Sie die Datumsangaben selbst in YEAR() oder MONTH() einbetten, was etwas zusätzlichen Aufwand bedeutet.

Noch wichtiger ist, dass es sich um eine Funktion von Microsoft 365 handelt. Wenn Sie also Dateien mit Personen teilen, die ältere Versionen von Excel verwenden - oder selbst eine solche Version nutzen - funktionieren die Formeln einfach nicht.

Die Zukunft von Excel wird von Formeln bestimmt

Warum haben diese Funktionen die Art und Weise verändert, wie ich Daten analysiere?

Wenn Sie Berichte erstellen, die wöchentlich mit demselben Datensatz ausgeführt werden - Berichte, bei denen Sie die Quelldaten aktualisieren und erwarten, dass die Zusammenfassung anschließend korrekt ist - dann sind GROUPBY und PIVOTBY deutlich bessere Werkzeuge als die üblichen Pivot-Tabellen.

Sie sind schneller zu erstellen, man vergisst nicht, sie zu aktualisieren, und sie lassen sich mit allen anderen Elementen der Formel-Engine in Excel kombinieren. Wenn man sich erst einmal daran gewöhnt hat, fühlt es sich wie ein unnötiger Aufwand an, zur alten Methode zurückzukehren.