So konfigurieren Sie Heartbeats und Automatisierungen in Microsoft Scout

Wenn Sie Aufgaben automatisieren möchten, bei denen nur wenig menschliches Zutun erforderlich ist, nutzen Sie Microsoft Scout Background Automation. Dadurch können Sie routinemäßige Tätigkeiten wie das Prüfen auf neue Projektupdates, das Erstellen täglicher Berichte, das Durchsuchen von Ordnern nach neuen Dateien oder das Erinnern Ihres Teams an bevorstehende Fristen in den Hintergrund verlegen - Scout übernimmt anschließend die Ausführung dieser Aufgaben. In diesem Beitrag zeigen wir Ihnen, wie Sie Microsoft Scout Background Automation in Ihrem Windows 365-Workflow konfigurieren können.

So konfigurieren Sie Heartbeats und Automatisierungen in Microsoft Scout

Bevor Sie irgendetwas automatisieren, klären Sie zunächst, welche Ihrer Aufgaben tatsächlich regelmäßig anfallen. Beginnen Sie mit ein oder zwei einfachen Arbeitsabläufen, die Ihnen jeden Tag echte Zeitersparnis bringen; fügen Sie anschließend weitere hinzu, sobald Sie sich mit der Handhabung durch Scout vertraut gemacht haben. Wenn die Automatisierungen auf wenige Aufgaben beschränkt bleiben, lassen sie sich bei Problemen leichter debuggen - zudem müssen Sie beim ersten Ausfall nicht gleich fünf verschiedene Komponenten gleichzeitig überprüfen.

Erstelle deinen ersten Herzschlag

„Heartbeats“ sind Automatisierungen, die nach einem bestimmten Zeitplan ausgeführt werden - stündlich, täglich oder in beliebigen Intervallen, die Sie festlegen - anstatt dass Sie Scout jeden Morgen um die Ausführung derselben Aufgaben bitten müssen. Ein häufiger erster Einsatzzweck ist die Überprüfung einer SharePoint-Bibliothek auf neue Dateien. Sobald die Einrichtung abgeschlossen ist, führt Scout diese Aufgabe kontinuierlich aus - bis Sie sie ändern oder deaktivieren. Lassen Sie jeden „Heartbeat“ jeweils nur eine einzige Aufgabe ausführen; ein „Heartbeat“, der versucht, gleichzeitig drei Aufgaben zu erledigen, ist im Fehlerfall schwieriger zu beheben. Falls Sie unsicher sind, wo Sie anfangen sollen: Wählen Sie einfach die Aufgabe aus, die Sie aus Gewohnheit jeden Morgen zuerst erledigen. Das ist in der Regel die beste Wahl.

Lesen Sie: Microsoft Scout für Entwickler: Automatisierung von Git- und Shell-Befehlen

Bedingungsbasierte Trigger konfigurieren

Einige Aufgaben machen nur Sinn als Reaktion auf ein bestimmtes Ereignis - nicht nach einem festgelegten Zeitintervall. Genau dafür gibt es auslösende Bedingungen: Scout wartet, bis etwas Bestimmtes geschieht (z. B. eine neue Datei in einem Ordner landet, ein Dokument geändert wird oder eine Nachricht in Teams eintrifft), und erst danach führt er die Aufgabe aus. Die Aufgabe wird nicht ausgeführt, solange die Bedingung nicht erfüllt ist - dadurch werden keine Ressourcen verschwendet, um auf Dinge zu prüfen, die sich nicht geändert haben. Das ist wichtiger, als es zunächst scheint: Ein regelmäßiger Abgleich eines Ordners alle 15 Minuten summiert sich im Laufe eines Monats; ein Auslöser, der direkt mit dem Ereignis des Datei-Uploads verknüpft ist, hingegen nicht.

Weisen Sie Aufgaben an Unteragenten zu.

Scout kann eine Aufgabe auf mehrere Unteragenten aufteilen. Einer davon kann einen Teams-Thread zusammenfassen, ein anderer Dateien aus SharePoint abrufen und ein dritter den Entwurf der Folge-E-Mail verfassen - wobei jeder nur einen Teil der Aufgabe übernimmt, bevor die Ergebnisse wieder zusammengeführt werden. Die Aufteilung einer komplexen Automatisierung in solche kleineren Einheiten erleichtert die Wartung und verringert die Wahrscheinlichkeit, dass die gesamte Automatisierung versagt, falls ein einzelner Teil fehlfunktioniert.

Mehrere Microsoft 365-Dienste verknüpfen

Automatisierungen werden nützlicher, sobald sie die Grenzen einzelner Apps überschreiten. Ein Workflow kann beispielsweise ein Teams-Gespräch überwachen, relevante Dateien aus OneDrive abrufen und anschließend eine Status-E-Mail verfassen - und das, sobald Ihr Kalender frei ist - ohne dass Sie selbst mehrere Apps bedienen müssen. Die Wiederverwendung derselben Informationen in verschiedenen Schritten verringert außerdem die Notwendigkeit wiederholter Abfragen.

Testen Sie jede Automatisierung vor der Implementierung.

Führen Sie jede Automatisierung zunächst manuell aus, bevor Sie ihr erlauben, ohne Aufsicht zu laufen. Überprüfen Sie, ob sie die richtigen Daten abruft und der Reihenfolge folgt, die Sie erwarten. Achten Sie außerderdings auf fehlende Berechtigungen oder unvollständige Ausgaben. Solche Probleme jetzt zu erkennen ist weitaus weniger ärgerlich, als sie erst nach einer Woche laufender Automatisierung festzustellen.

Überwachen Sie regelmäßig laufende Automatisierungen.

Stellen Sie diese Einstellungen nicht ein und lassen Sie sie dann einfach laufen. Überprüfen Sie die Protokolle sowie den Ausführungsverlauf regelmäßig - insbesondere, wenn sich die Anforderungen Ihres Teams ändern. Falls eine Automatisierung nicht mehr nützlich ist oder zusätzliche Berechtigungen benötigt, aktualisieren Sie sie lieber, anstatt sie weiterhin im Automatikmodus laufen zu lassen. Hier erkennen Sie in der Regel auch langsame Schritte oder wiederholte Fehler.

Lesen Sie: So verwalten Sie das lokale Dateisystem eigenständig mit Microsoft Scout

Erweitern Sie Ihre Automatisierungsbibliothek schrittweise.

Sobald die Grundfunktionen zuverlässig laufen, können Sie nach und nach fortschrittlichere Heartbeats, Trigger sowie Workflows für Sub-Agents hinzufügen. Indem Sie sie einzeln einfügen, fällt es leichter, Berechtigungsprobleme zu erkennen und sicherzustellen, dass jede Komponente tatsächlich funktioniert, bevor Sie weitere Elemente hinzufügen.

Scout kann einen großen Teil der repetitiven Aufgaben in Microsoft 365 von Ihnen übernehmen. Heartbeats, Trigger und Sub-Agenten arbeiten zusammen, um alles reibungslos laufen zu lassen - während Sie sich auf andere Dinge konzentrieren können. Beginnen Sie klein, testen Sie im Laufe des Prozesses und erweitern Sie das System, sobald Sie Vertrauen in das Ergebnis haben.

Das war’s!

Lesen Sie: Wie findet man die besten MCP-Server für Ihr KI-Framework?

Was ist der Unterschied zwischen einem Heartbeat und einer Automatisierung in Microsoft Scout?

Ein Heartbeat läuft nach einem festen Zeitplan - beispielsweise stündlich oder täglich. Eine Automatisierung wird ausgeführt, sobald eine bestimmte Bedingung erfüllt ist, etwa wenn eine neue Datei in einen Ordner hinzugefügt wird. Nutzen Sie Heartbeats für regelmäßige Überprüfungen und Automatisierungen für alles, was nur als Reaktion auf ein bestimmtes Ereignis ausgelöst werden soll.

Kostet die Ausführung von Microsoft Scout im Hintergrund etwas?

Ja. Sowohl Heartbeats als auch Automatisierungen verwenden GitHub Copilot Business- oder Enterprise-Guthaben - daher hat jede Hintergrundausführung Kosten zur Folge. Scout selbst läuft nicht unter einer Standard-Microsoft 365 Copilot-Lizenz; Ihre Organisation benötigt einen Copilot Business- oder Enterprise-Plan, damit Scout überhaupt funktioniert.