Automatisierung von Microsoft 365: Verwendung von WorkIQ mit Microsoft Scout
Die Verwaltung von Arbeitsaufgaben in Microsoft 365 bedeutet oft, ständig zwischen Teams, Outlook, SharePoint, OneDrive und dem Kalender hin- und herzuwechseln, nur um eine einzige Aufgabe zu erledigen. Diese kleinen Unterbrechungen summieren sich im Laufe eines geschäftigen Arbeitstages schnell. Die Integration von Microsoft Scout WorkIQ hilft dabei, diese ständigen Wechsel zu reduzieren, indem Scout Informationen aus Ihren Microsoft 365-Apps sammelt und wiederkehrende Aufgaben automatisch erledigt. Anstatt Updates manuell zu sammeln oder nach Dateien an verschiedenen Orten zu suchen, können Sie Scout die Arbeit überlassen, während Sie sich auf wichtigere Aufgaben konzentrieren. So können Sie WorkIQ zusammen mit Microsoft Scout nutzen, um gängige Microsoft 365-Aufgaben zu automatisieren - ohne die Kontrolle über Ihre Daten zu verlieren.
So automatisieren Sie Microsoft 365 mit WorkIQ und Microsoft Scout
Bevor wir beginnen, müssen wir sicherstellen, dass Ihr Microsoft 365-Administrator Scout mit den Microsoft 365-Diensten verknüpft hat, die Ihre Organisation nutzt. Scout funktioniert nur mit den Ressourcen, auf die er Zugriff hat; daher ist die Konfiguration der richtigen Berechtigungen ein wichtiger erster Schritt. Sobald alles eingerichtet ist, können Sie WorkIQ nutzen, um verschiedene Alltagstasks in Microsoft 365 zu automatisieren.
Verbinden Sie Scout mit Ihren Microsoft 365-Apps
Scout wird deutlich nützlicher, wenn er Zugriff auf die Microsoft 365-Apps hat, die Sie täglich verwenden. Verbinden Sie ihn mit Microsoft Teams, Outlook, SharePoint, OneDrive und dem Outlook-Kalender, damit er den nötigen Kontext hat, um Ihre Anfragen zu bearbeiten. Wenn Sie Scout beispielsweise bitten, sich auf ein Nachmittagstreffen vorzubereiten, kann er aktuelle Teams-Chats durchsehen, relevante Dokumente aus SharePoint finden sowie Ihren Outlook-Kalender prüfen - und alles anschließend an einem Ort präsentieren. Anstatt fünf verschiedene Anwendungen öffnen zu müssen, erhalten Sie die Informationen durch eine einzige Anfrage.
Lassen Sie Scout Sie über die Teams-Gespräche aufklären.
Hunderte von Teams-Nachrichten nach einem Meeting oder einem freien Tag zu lesen, ist keine effiziente Nutzung der eigenen Zeit. Mit WorkIQ kann Scout die genehmigten Teams-Chats sowie Gespräche in Kanälen überprüfen und anschließend eine kurze Zusammenfassung aller wichtigen Punkte erstellen. Dabei werden wichtige Entscheidungen, bevorstehende Fristen, zugewiesene Aufgaben sowie unbeantwortete Fragen hervorgehoben - so wird es einfacher, den aktuellen Stand eines Projekts zu erkennen. Dies ist besonders nützlich, wenn man zu einem bestehenden Projekt hinzustößt oder nach einer Abwesenheit zurückkehrt: Man erhält die neuesten Informationen, ohne lange Chat-Verläufe durchsuchen zu müssen.
Verwenden Sie Scout, um Ihren Kalender zu organisieren.
Die Planung von Besprechungen fällt leichter, wenn Scout Ihren Zeitplan kennt. Anstatt mehrere Kalender zu prüfen, können Sie Scout bitten, freie Terminen zu finden, Terminkonflikte zu erkennen oder die Tagesordnung für ein bevorstehendes Gespräch vorzubereiten. Scout kann außerdem relevante Dateien sowie Notizen aus kürzlich geführten Diskussionen sammeln, sodass Sie danach nicht mehr danach suchen müssen. Wenn vor der Besprechung alles vorbereitet ist, verbringen Sie weniger Zeit mit der Organisation und mehr Zeit damit, an wichtigen Gesprächen teilzunehmen.
Entwürfe für Outlook-E-Mails in Sekundenschnelle erstellen
Nachfolge-E-Mails erfordern in der Regel, dass Sie die Protokolle der Besprechungen durchsehen, nach aktuellen Projektinformationen schauen und Informationen aus früheren Gesprächen sammeln. WorkIQ erleichtert dies, indem Scout automatisch den notwendigen Kontext sammelt, bevor eine E-Mail verfasst wird. Nach einer Projektbesprechung kann Scout beispielsweise eine Zusammenfassungs-E-Mail erstellen, die die besprochenen Punkte, die zu erledigenden Aufgaben sowie die nächsten Schritte enthält. Sie müssen die Nachricht zwar noch überprüfen, bevor Sie sie versenden - doch ein vollständiger Entwurf spart Ihnen jedes Mal mehrere Minuten.
Dateien finden, ohne an mehreren Orten zu suchen
Ihre Projektdokumente werden in der Regel nicht an einem einzigen Ort gespeichert. Einige Dateien befinden sich in SharePoint, andere in OneDrive; zusätzliche Dokumente werden direkt über Teams geteilt. Anstatt jeden Ort einzeln durchsuchen zu müssen, beschreiben Sie einfach die Datei, nach der Sie suchen, und lassen Sie Scout die Suche übernehmen. Da WorkIQ die Zusammenhänge zwischen Ihren Unterhaltungen, Projekten und Dokumenten versteht, kann Scout die relevantesten Dateien viel schneller finden als bei einer manuellen Suche. Dadurch wird es einfacher, weiterzuarbeiten, ohne Ihren Arbeitsfluss zu unterbrechen.
Schützen Sie Ihre Microsoft 365-Daten
Die Gewährung von Zugriff auf Geschäftsdaten für einen KI-Assistenten wirft natürlich Sicherheitsbedenken auf - weshalb die Berechtigungen weiterhin unter der Kontrolle Ihrer Organisation bleiben. Scout arbeitet ausschließlich mit den Microsoft 365-Ressourcen, die von Administratoren freigegeben wurden. Zudem schützen die bestehenden Microsoft Purview-Klassifizierungslabels vertrauliche Dokumente auch im Rahmen automatisierter Arbeitsabläufe. Falls ein Dokument nur für bestimmte Personen zugänglich ist, befolgt Scout dieselben Sicherheitsregeln - anstatt sie zu umgehen. So können Sie Routineaufgaben automatisieren, ohne Ihre Sicherheits- und Compliance-Anforderungen zu gefährden.
Überprüfen und erweitern Sie Ihre Automatisierungen
Sobald Sie Scout regelmäßig nutzen, nehmen Sie sich etwas Zeit, um zu prüfen, welche Automatisierungen Ihnen am meisten Arbeit abnehmen. Sie können damit beginnen, Gespräche in Teams zusammenzufassen oder E-Mails in Outlook zu entwerfen; anschließend können Sie schrittweise auf die Verwaltung von Kalendern, das Abrufen von Dokumenten sowie andere Microsoft 365-Workflows ausweiten. Administratoren sollten außerdem regelmäßig die Protokolle und Berechtigungen überprüfen, um sicherzustellen, dass Scout nur auf die beabsichtigten Ressourcen zugreift. Mit kleinen Automatisierungen zu beginnen und diese im Laufe der Zeit auszubauen, ist in der Regel der einfachste Weg, KI in alltägliche Geschäftsprozesse zu integrieren.
WorkIQ ermöglicht es Microsoft Scout, die in Microsoft 365 bereits verfügbaren Informationen zu nutzen und daraus nützliche Aktionen abzuleiten. Egal, ob Sie Teams-Gespräche nachlesen, sich auf Besprechungen vorbereiten, Projektdateien suchen oder E-Mails in Outlook verfassen - Scout hilft dabei, sich wiederholende Arbeitsschritte zu reduzieren, ohne dass sich Ihre bisherige Nutzung von Microsoft 365 ändert. Mit den entsprechenden Berechtigungen können Sie Routineaufgaben automatisieren, während die Daten Ihres Unternehmens sicher und unter Kontrolle bleiben.
Das ist es!
Welche Microsoft 365-Apps funktionieren mit Scout?
Microsoft Scout kann mit mehreren Microsoft 365-Diensten zusammenarbeiten - darunter Microsoft Teams, Outlook, der Outlook-Kalender, SharePoint und OneDrive - vorausgesetzt, Ihr Administrator hat die erforderlichen Berechtigungen erteilt. Indem Scout Informationen aus diesen Anwendungen kombiniert, kann es häufige Geschäftsaufgaben wie die Vorbereitung von Besprechungen, das Abrufen von Dokumenten, das Erstellen von Zusammenfassungen von Gesprächen sowie das Verfassen von E-Mails automatisieren - dabei werden die geltenden Sicherheitsrichtlinien Ihres Unternehmens beachtet.
Ist die Integration von Microsoft Scout WorkIQ sicher?
Ja, die Integration von Microsoft Scout WorkIQ ist darauf ausgelegt, im bestehenden Microsoft 365-Sicherheitsrahmen Ihres Unternehmens zu funktionieren. Scout greift nur auf Ressourcen zu, für die Administratoren ausdrücklich die Berechtigung erteilt haben. Gleichzeitig schützen die Empfindlichkeitslabels von Microsoft Purview, rollenbasierte Berechtigungen sowie das Audit-Logging weiterhin geschäftliche Daten. Dadurch können Unternehmen routinemäßige Microsoft 365-Aufgaben automatisieren, ohne dass dies die Governance, Compliance oder die Zugriffskontrollen beeinträchtigt.