Ich benutze den ganzen Tag Excel - und F4 erspart mir mehr Arbeit als fast jeder andere Shortcut.

Wenn Sie Ihren Arbeitsablauf in Excel beschleunigen möchten, sind Tastenkürzel von entscheidender Bedeutung. Und ich spreche dabei nicht nur von denen, die Sie beim ersten Mal vor einem Windows-Computer gelernt haben - wie Strg+C und Strg+V. Einige Tastenkürzel sind noch leistungsfähiger als diese, werden jedoch leicht übersehen - F4 ist eines davon.

Tatsächlich hatte ich nicht die Absicht, F4 zu einer meiner am häufigsten genutzten Excel-Tasten zu machen. Es erwies sich einfach immer wieder als nützlich. Sobald man weiß, dass diese Taste drei verschiedene Funktionen hat, wird man sie in einer einzigen Tabellenarbeitssitzung mehrmals verwenden.

Wechseln zwischen Referenztypen

Hören Sie auf, Dollarzeichen manuell einzugeben.

Wenn ich eine Excel-Formel erstelle, von der ich weiß, dass ich sie an eine andere Stelle kopieren werde, denke ich zuerst darüber nach, ob die Zellreferenzen zusammen mit der Formel verschoben werden müssen. Standardmäßig verwendet Excel relative Referenzen. Wenn ich also E2 in eine Formel eingebe und diese Formel anschließend eine Zeile nach unten kopiere, ändert Excel die Referenz in E3.

Das kann nützlich sein, aber manchmal brauche ich eine Reihe von Formeln, in denen stets auf dieselbe Zelle verwiesen wird. Genau dafür ist F4 da. Wenn ich den Cursor auf die Zellenreferenz setze, während ich eine Formel bearbeite, und anschließend F4 drücke, ändert sich die Referenz in $E$2. In den obigen Screenshots bedeutet das, dass auf die Zielzelle weiterhin verwiesen wird, selbst wenn ich die Formel in die darunterliegenden Zeilen kopiere. Falls nur die Zeile fixiert werden soll, drücke ich F4 erneut - dann ändert sich $E$2 in E$2. Beim erneuten Drücken wird daraus $E2; dadurch wird nur die Spalte fixiert.

Bei der bedingten Formatierung auf Basis von Formeln möchte ich vielleicht eine Regel auf eine ganze Zeile anwenden - basierend auf dem Wert in einer bestimmten Spalte. Da ich hier eine gemischte Referenz verwendet habe, bei der die Spalte festgelegt ist ($C2), prüft die Regel immer die Spalte C; die Zeilennummer ändert sich hingegen, während die Regel in der Tabelle nach unten angewendet wird.

Dinge zu wiederholen, die ich gerade getan habe

Wende die gleichen Änderungen andernorts an.

Wenn ich etwas nur einmal gemacht habe und anschließend feststelle, dass ich exakt dasselbe an einer anderen Stelle tun muss, dann kommt F4 ins Spiel. Es wiederholt die zuletzt ausgeführte Aktion.

Zum Beispiel könnte ich die Breite einer Spalte im Dialogfeld „Spaltenbreite“ ändern. Anschließend schaue ich mir das Arbeitsblatt an und entscheide, dass eine andere Spalte genau dieselbe Breite haben sollte. Ich könnte die Einstellungen für die Spaltenbreite erneut öffnen, die zuvor verwendeten Maße ermitteln und sie manuell eingeben. Oder ich wähle einfach die andere Spalte aus und drücke F4.

Excel wiederholt die Änderung der Spaltenbreite für mich - ohne dass ich die Maße merken oder ein weiteres Dialogfeld öffnen muss. Wenn ich mehrere Spalten habe, deren Breite übereinstimmen soll, kann ich zwischen ihnen hin- und herwechseln und jedes Mal die Taste F4 drücken.

F4 wird noch nützlicher, wenn die ursprüngliche Aktion ein Dialogfeld beinhaltet. Wenn ich Zellen formatieren öffne und mehrere Änderungen auf einmal vornehme - zum Beispiel eine gelbe Hintergrundfarbe sowie einen Rahmen hinzufüge - behandelt Excel diese Änderungen als eine einzige Aktion. Drücke ich anschließend F4 in einer anderen Zelle, wird diese Kombination aus Änderungen wiederholt, anstatt dass ich jeden Einstellungswert einzeln neu vornehmen muss.

Hier unterscheidet sich F4 auch von dem Format-Painter. Angenommen, eine Zelle enthält bereits roten, kursiven Text; anschließend verwende ich Zellen formatieren, um der Zelle eine gelbe Hintergrundfarbe sowie einen Rand zu vergeben. Wenn ich diese gelbe Hintergrundfarbe und den Rand auch auf einer anderen Zelle haben möchte, kopiert der Format-Painter auch die bestehende Formatierung der Zelle - einschließlich des roten, kursiven Textes. F4 wiederholt hingegen lediglich die gerade ausgeführte Aktion. Die zweite Zelle erhält somit die gelbe Hintergrundfarbe und den Rand, ohne die zuvor auf der ersten Zelle vorhandene Formatierung zu übernehmen.

Durch die Suchergebnisse navigieren

Weitersuchen, ohne den Such-Dialog erneut zu öffnen

F4 ist für sich genommen in Excel nützlich, doch in Kombination mit der Shift-Taste wird es noch praktischer - insbesondere wenn ich mit einem großen Arbeitsblatt arbeite und denselben Eintrag an mehreren Stellen finden muss.

Normalerweise drücke ich Ctrl+F, gebe einen Suchbegriff ein und drücke Enter, um durch die Treffer zu navigieren. Das funktioniert einwandfrei, wenn ich einfach nur suche - doch das Dialogfenster „Suchen und Ersetzen“ kann die Zellen verdecken, die ich bearbeiten möchte, wenn ich nach jedem Treffer Änderungen vornehmen will.

Hier kommt Shift+F4 ins Spiel. Nachdem ich meinen Suchbegriff eingegeben habe, kann ich Esc drücken, um das Dialogfeld „Suchen und Ersetzen“ zu schließen. Excel merkt sich, wonach ich gesucht habe; daher kann ich Shift+F4 drücken, um zur nächsten passenden Zelle zu springen - ohne das Dialogfeld erneut zu öffnen. Falls ich zu weit gehe, bringt mich Ctrl+Shift+F4 zurück zum vorherigen Suchresultat.

Ich kann einen Treffer finden, entscheiden, wie ich diesen bestimmten Eintrag korrigieren möchte, Shift+F4 drücken, eine weitere Änderung vornehmen und anschließend mit den Ergebnissen weiterarbeiten.

Sie müssen sich nicht alle Excel-Tastenkombinationen merken.

Es bringt nichts, sich alle Tastenkombinationen einzuprägen, die Excel zu bieten hat. Ich bevorzuge es, mir nur diejenigen zu merken, die mir bei Problemen helfen, mit denen ich häufig konfrontiert bin. Zum Beispiel ermöglicht mir Ctrl+Shift+V, Werte einzufügen, ohne die ursprüngliche Formatierung zu übernehmen. Mit Ctrl+H kann ich unübersichtliche Tabellen schnell bereinigen. Ctrl+1 gewährt mir außerdem schnellen Zugriff auf Formatierungsoptionen, die auf der Menüleiste nicht so leicht erreichbar sind. Auch F4 hat es in diese Liste geschafft - schließlich hilft mir diese Tastenkombination dabei, drei Probleme zu lösen, mit denen ich regelmäßig zu kämpfen habe.