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Ich habe all meine To-Do-Apps durch Excel ersetzt - und Premium-Funktionen kostenlos nachgenutzt.

Auf spezialisierte Produktivitäts-Apps zu verzichten klingt nach Chaos - doch der Umstieg auf Excel hat mein gesamtes Aufgabenmanagement ersetzt. Ich habe ein individuelles To-Do-System entwickelt, das mithilfe der integrierten Excel-Funktionen die Kernfunktionen teurer Task-Apps nachbildet - und zwar ohne zusätzliche Abonnements.

Um meine Einstellungen zu kopieren, gehen Sie bitte die folgenden Abschnitte der Reihe nach durch, da jede Funktion auf der vorherigen aufbaut.

Ersetzen Sie überladene Aufgabenlisten durch einen zentralen Posteingang und eine tägliche Agenda.

Eine einzige Tabelle ist besser als verstreute Arbeitsblätter.

Früher dachte ich, es wäre organisiert, die verschiedenen Bereiche meines Lebens in getrennte Registerkarten einer Tabelle einzuteilen. Doch das Wechseln zwischen den vielen Registerkarten führte dazu, dass einige Aufgaben oft vergessen wurden. Deswegen habe ich alles in eine einzige Haupttabelle zusammengefasst - diese dient als zentrale Liste und ahmt die Ansichten des Posteingangs sowie der „Mein Tag“-Ansicht nach, wie sie in speziellen Aufgabenmanagern wie Todoist zu finden sind.

Der Trick besteht darin, Ihre Zeilen in eine Excel-Tabelle umzuwandeln, die sich vergrößert, sobald Sie neue Aufgaben hinzufügen. Dadurch erbt jede neue Aufgabe Ihre Filter, Formeln und Formatierungen - ohne dass man etwas manuell anpassen muss.

  1. Öffnen Sie ein neues Arbeitsbuch und geben Sie Ihre Spalten für die Nachverfolgung in Zeile 1 ein: Status, Kategorie, Beschreibung, Priorität und Fälligkeitsdatum.
  2. Wählen Sie Ihre Überschriften sowie die leere Zeile direkt darunter aus, dann drücken Sie Ctrl+T oder klicken Sie auf Einfügen > Tabelle.
  3. Setzen Sie einen Haken bei Meine Tabelle hat Überschriften, dann klicken Sie auf OK.
  4. Formatieren Sie die Spalte Fälligkeitsdatum als Datum in der Gruppe Zahlentyp auf der Registerkarte Start.

Sobald Sie in der nächsten leeren Zeile zu tippen beginnen, vergrößert sich die Tabelle, um Ihre neue Aufgabe aufzunehmen. Lassen Sie in diesem Schritt die Spalte Status leer - darauf kommen wir gleich zu sprechen.

Im Reiter Tabellendesign wählen Sie ein Tabellenstil ohne gestreifte Zeilen. Ein aufgeräumteres Tabellendesign macht die später hinzugefügten visuellen Hinweise besser sichtbar.

Sobald Ihre Masterliste gefüllt ist, nutzen Sie die integrierten Filter in der Spalte Fällig. Während viele To-Do-Apps Sie auf vordefinierte Ansichten wie „Heute“ oder „Kommende Aufgaben“ beschränken, bieten die Datumsfilter in Excel mehr Flexibilität als diese voreingestellten Optionen: Sie ermöglichen es Ihnen, blitzschnell zwischen Aufgaben zu wechseln, die heute, morgen, nächste Woche, nächsten Monat, innerhalb eines bestimmten Zeitraums oder sogar vom Beginn des Jahres an fällig sind.

Erstellen Sie das Tagging-System, auf das jede To-Do-App angewiesen ist.

Konsistente Kategorien halten Ihre Liste übersichtlich

Spezialisierte Aufgabenmanager verwenden Kategorien und Tags, um die verschiedenen Lebensbereiche zu ordnen. Meine Excel-Einrichtung ahmt dieses System direkt nach - mithilfe von Datenvalidierung und bedingter Formatierung.

Die Datenvalidierung stellt sicher, dass künftige Einträge einer einheitlichen Struktur folgen:

  1. Wählen Sie die Zellen in der Spalte Kategorie aus.
  2. Öffnen Sie den Reiter Daten.
  3. Klicken Sie auf Datenvalidierung.
  4. Im Feld Erlauben wählen Sie Liste.
  5. Geben Sie im Feld Quelle Ihre Kategorien ein, getrennt durch Kommas.

Nach dem Klicken auf OK werden alle neuen Aufgaben über die Dropdown-Menüs auf Ihre definierten Kategorien beschränkt. Falls Sie bereits Beispieldaten haben, können Sie die bestehenden Einträge aktualisieren, um Konsistenz zu gewährleisten.

Falls Ihre Kategorieliste häufig geändert wird, erstellen Sie Ihr Dropdown-Menü aus einer benannten Tabellenspalte - anstatt die Werte direkt in das Feld Quelle einzugeben. So können Sie Kategorien hinzufügen, entfernen oder umbenennen, ohne Ihre Datenvalidierungsregeln manuell aktualisieren zu müssen.

Verwenden Sie nun die bedingte Formatierung, um Farben für die Zellen in Ihrer Kategorie-Spalte festzulegen - ähnlich wie bei den farblich gekennzeichneten Tags in To-Do-Apps.

  1. Wählen Sie die Spalte Kategorie aus.
  2. Öffnen Sie den Reiter Start.
  3. Klicken Sie auf Bedingte Formatierung > Regeln zur Zellhervorhebung > Gleich.
  4. Geben Sie im linken Feld Ihre erste Kategorie ein und wählen Sie im rechten Menü ein voreingestelltes Format aus oder klicken Sie auf Individuelles Format, um Ihr eigenes zu definieren.
  5. Wiederholen Sie diesen Vorgang für jede Kategorie und beobachten Sie, wie sich Ihre Tabelle dabei aktualisiert.

Machen Sie dasselbe mit der Spalte Priorität: Verwenden Sie die Datenvalidierung, um eine Dropdown-Liste mit den Optionen Niedrig, Mittel und Hoch zu erstellen. Wenden Sie anschließend bedingte Formatierung an, um die Zellen in Grün, Gelb bzw. Rot zu färben - für eine schnelle Erkennung der Priorität.

Fertiggestellte Aufgaben mit Kontrollkästchen und Durchstreichung markieren

Aufgaben abzuhaken ist genauso befriedigend.

Ich weigerte mich, auf eigenständige Produktivitätstools zu verzichten, bis ich das zentrale System zur Aufgabenerledigung, wie es in kostenpflichtigen To-Do-Apps vorhanden ist, ersetzen konnte. Glücklicherweise enthält das moderne Excel nun native Kontrollkästchen, die direkt in den Zellen platziert werden können - dadurch lässt sich genau derselbe Belohnungsmechanismus implementieren.

  1. Wählen Sie die leeren Zellen in Ihrer Spalte Status aus.
  2. Öffnen Sie den Reiter Einfügen.
  3. Klicken Sie auf das Kontrollkästchen-Symbol.

Im Hintergrund erhalten unmarkierte Kontrollkästchen den booleschen Wert FALSCH, während markierte den Wert WAHR erhalten. Sie können dies sehen, indem Sie eine Zelle mit einem Kontrollkästchen auswählen und in die Formelleiste schauen.

Allein die Kontrollkästchen verbessern die Übersichtlichkeit - doch sie leisten nur die Hälfte der Arbeit. Sie können auch die gesamte Zeile einer abgeschlossenen Aufgabe dazu bringen, einen grauen Durchstreich-Effekt anzunehmen, sodass unvollständige Aufgaben weiterhin auffallen:

  1. Wählen Sie alle Zeilen in Ihrer Tabelle aus (ohne Überschriften).
  2. Auf dem Reiter Start klicken Sie auf Bedingte Formatierung > Neue Regel.
  3. Wählen Sie Eine Formel verwenden, um festzulegen, welche Zellen formatiert werden sollen.
  4. Klicken Sie auf Format, wählen Sie anschließend unter dem Reiter Schriftart eine graue Schrift aus und aktivieren Sie das Kontrollkästchen Durchstreichung. Klicken Sie anschließend auf OK.
  5. Geben Sie im Textfeld folgende Formel ein (vorausgesetzt, Ihre Kontrollkästchen befinden sich in Spalte A) und klicken Sie anschließend auf OK:
=$A2=TRUE

Damit erhalten Sie ein einfaches visuelles System, das die Fortschrittsanzeigen ähnlicher spezialisierter Aufgaben-Apps widerspiegelt - ohne dass zusätzliche Software erforderlich ist.

Ersetzen Sie Push-Benachrichtigungen durch benutzerdefinierte Datumsalarme

Visuelle Erinnerungen verhindern verpasste Fristen

Zugegeben, Excel kann keine Push-Benachrichtigungen senden - im Gegensatz zu speziellen To-Do-Apps. Doch es ersetzt dieses System der Dringlichkeitsanzeige durch visuelle Warnhinweise, die mir jeden Morgen sofort ins Auge springen, wenn ich meinen Tracker öffne:

  1. Wählen Sie alle Zeilen Ihrer Tabelle aus (ohne Überschriften).
  2. Öffnen Sie das Menü Bedingte Formatierung auf der Registerkarte Start und wählen Sie Neue Regel.
  3. Klicken Sie auf Eine Formel verwenden, um zu bestimmen, welche Zellen formatiert werden sollen.
  4. Klicken Sie auf Format, wählen Sie eine fette rote Textfarbe aus und klicken Sie auf OK.
  5. Geben Sie im Textfeld Folgendes ein (vorausgesetzt, Spalte A enthält Ihre Kontrollkästchen und Spalte E die Fälligkeitsdaten):
=AND($A2=FALSE,$E2-TODAY()<=2)

Nun erhalten alle Termine, die innerhalb von zwei Tagen vom heutigen Datum liegen (sowie alle überfälligen Aufgaben), diese rote Schriftformatierung. Alle abgeschlossenen Aufgaben bleiben hingegen unabhängig von ihrem Fälligkeitsdatum grau dargestellt.

Listen synchronisieren Sie über verschiedene Geräte hinweg und arbeiten Sie im Team zusammen.

Greifen Sie überall auf Ihre Listen zu - dank OneDrive-Synchronisierung.

Ich halte mein Aufgabensystem stets griffbereit, indem ich meine Excel-Datei in OneDrive speichere - dadurch nutze ich die Cloud-Synchronisierung sowie die nahtlose Nutzung auf verschiedenen Geräten, wie es auch spezielle To-Do-Apps bieten. Diese Hintergrundverbindung sorgt dafür, dass meine Daten auf meinem Desktop-Computer, in meinem Web-Browser sowie in der Excel-Mobil-App synchronisiert bleiben.

Wenn ich nicht an meinem Schreibtisch bin, wechsele ich zur Kartenansicht in der mobilen App, um mit meinen Einträgen als Stapel digitaler Indexkarten zu interagieren. So lässt sich ganz einfach ein Schnappschuss eines Tasks teilen (siehe Galerie unten) oder man verwendet Zellkommentare sowie @Erwähnungen, um Kollegen an einem Projekt zu markieren - ohne dass man dafür zusätzliche Software benötigt, um einfache Projekte zu koordinieren.

Von einfachen Listen bis hin zu vollständiger Kontrolle

Die Verwaltung meiner Aufgaben in Excel hilft mir dabei, meine Prioritäten klar zu definieren - ohne dass ich dafür ein weiteres Abonnement in meinen monatlichen Ausgaben berücksichtigen muss. Eine einfache Tabelle mit Kontrollkästchen sowie intelligenter Formatierung ersetzt die wichtigsten Funktionen, auf die ich früher in teuren To-Do-Apps angewiesen war. Sobald Sie Ihren persönlichen Aufgabenplaner in Excel eingerichtet haben, können Sie dieses System auch zur Projektverwaltung im Arbeitsumfeld nutzen - indem Sie beispielsweise ein dynamisches Gantt-Diagramm erstellen, um komplexere Zeitpläne zu koordinieren.

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